Genel

AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ

KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI

İŞ TANIMLARI

      Hizmetler

Afyon Kocatepe Üniversitesi (AKÜ) Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, 1992 yılında yürürlüğe giren “3837 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Hakkında Kanun” ile kurulmuştur, 2014 yılında taşındığı çağdaş kütüphanecilik hizmetlerinin verildiği Merkez Kütüphane Binası, 7.820,22 m² kapalı alana sahiptir.

 

Aynı anda 1071 kullanıcıya hizmet verebilme potansiyeline sahip binada, akademisyenlere yönelik 16 kişilik tam donanımlı akademisyen çalışma odası, 66 kişi kapasiteli öğrenci çalışma odaları, 108 kişilik konferans  salonu ile birlikte 550 kişi kapasiteli genel çalışma alanı, 30 kişi kapasiteli multimedya salonu, 36 kişi kapasiteli e-kütüphane salonu ve idari bürolar bir arada bulunmaktadır. Kullanılan Yordam 2001 Kütüphane Bilgi-Belge Otomasyonu sistemi sayesinde teknolojik olanaklardan kolaylıkla yararlanılmakla beraber, kullanıcılara da bu anlamda kaliteli hizmet sunulmaktadır.

 

      Daire Başkanı:

• Daire Başkanı, Üniversite Yönetim Kurulunun görüşü alınarak Rektör tarafından atanır
• Dairenin yöneticisi ve temsilcisidir. ” Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı” Harcama Yetkilisidir.
• Üniversitedeki eğitim, öğretim ve araştırma faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü bilgi kaynağını sağlar ve hizmete sunar.
• Kullanıcıların bilgi hizmetlerinden daha hızlı ve etkin bir şekilde yararlanmalarını sağlar
• Kütüphane hizmetlerinin aksamadan yürütülebilmesi için yeterli personel kadrosunun oluşturulması, bunların gözetim ve denetimini yapar.
• Birim Kütüphaneleri arasında koordinasyon sağlanması,
• Dairede çalışan bütün görevliler üzerinde genel yönetim, denetim, iş bölümü yapma, çalışma düzeni kurma, yetiştirme, hizmet içi eğitimi sağlama görev ve yetkilerine sahiptir.
• Yapılan faaliyetlerle ilgili (yıllık) raporlar hazırlayıp ilgili birimlere gönderir.
• Kütüphane Koleksiyonunun belirlenen politikalar çerçevesinde oluşmasını, geliştirilmesini ve korunmasını sağlar.
• Kütüphanecilik alanındaki gelişmeleri izleyerek bu yeniliklerin kütüphaneye girmesi için çalışmalar yapar.
• Personelin çalışma alanındaki her türlü görev ve sorumluluklarının yapılıp yapılmadığını kontrol eder. Kütüphane hizmetlerinin zamanında ve doğru bir şekilde yapılıp yapılmadığını kontrol eder.  Gerekli önlemleri alır.
• Kütüphaneden hizmet alan tüm akademik, idari personel ve öğrencilerin sorunlarına çözüm arar ve çözümler. Üniversite Yönetim Kurulu tarafında oluşturulan “Basılı ve Elektronik Yayın Tesbit Komisyonu”nun doğal üyesidir.
• Rektörlükçe verilecek diğer benzer görevlerin yürütülmesidir.

Şube Müdürlükleri ve Görevleri:

• Başkanlığın bütçe hazırlık çalışmalarında yer almak.
• Daire Başkanlığının İdari Faaliyet Raporunun hazırlanması çalışmalarında yer almak.
• Daire Başkanlığının Stratejik Planlama çalışmalarında yer almak.
• Hizmetlerin etkili, verimli ve süratli bir şekilde sunulmasını sağlamak için gerekli önlemleri almak görev alanına giren işlerin takibini yapmak.
• Daire Başkanı tarafından verilecek olan diğer işleri yürütmek

Kütüphane Hizmetleri : ”Teknik Hizmetler Şube Müdürlüğü”, ”Kullanıcı Hizmetleri Şube Müdürlüğü” olmak üzere 2 grup halinde düzenlenir ve yürütülür.

 

 A-Teknik Hizmetler Bölümü

Teknik Hizmetler, bütün kütüphane materyalinin seçiminden okuyucuya sunulacak duruma getirilinceye kadar yapılan işlerin tamamıdır. Teknik Hizmetleri oluşturan birimler şunlardır:

1) Sağlama Birimi;

• Koleksiyonu geliştirme politikası çerçevesinde her türlü materyali seçmek, satın almak ve bağış veya değişim yolu ile sağlamak,
• Kitap alımlarında sağlama birimi tarafından şu hususlara dikkat edilir: Okuyucu istatistikleri ve talepleri göz önünde bulundurularak, Tıp, Fen, Sosyal, Hukuk, Güzel Sanatlar, Edebiyat, Müzik vb. kütüphanenin ihtiyaç duyduğu yayınlara, öncelik verilir. Kitap bağışlarında alınan kitaplar bağış politikasına göre değerlendirilir. Çoklu bağışlarda bağışlayan kişiye teşekkür mektubu yazılır.
• Gelen kitap isteklerini, internet üzerinden kitaplara ait bibliyografik bilgilerin erişilebildiği veri tabanlarından tarayarak, eksik bilgilerini tamamlamak, hatalı bilgileri düzeltmek, kitap, yayıncı/dağıtıcı firma tarafından materyal için belirlenen fiyatın doğruluğu tespit edilir. Fiyat belirlenmesinde, yayıncı katalogları ve internet satış fiyatları ölçüt kabul edilir.
• Kitap listelerini yayınevlerine göndererek piyasa araştırması yapmak. İhale ve/veya doğrudan temin yolu temin edilmek istenen kitap listelerini değerlendirmek üzere Basılı ve Elektronik Yayın Tesbit Komisyonu’na sunmak.

2) Kataloglama ve Sınıflama Birimi;

• Satın alma ve Bağış yoluyla sağlanan kütüphane materyalini Anglo Amerikan Kataloglama kurallarınca kataloglamak, LC (Libarariy of Congry) sistemine uygun sınıflandırmak,
• Etiketleme, manyetik ve RFID güvenlik etiketi vb. İşleri yapmak ve kütüphane otomasyon programına kaydetmek, kullanıcıların yararlanmasına hazır hale getirmek.

3) Süreli Yayınlar ve Tez Proje Birimi;

• Üniversite eğitim-öğretimini destekleyecek, araştırmalarda yardımcı olacak süreli yayın koleksiyonunu oluşturmak ve geliştirmek üzere bunları seçerek, satın alma, bağış yoluyla temin eden ve belli bir düzen içinde kullanıma sunulmasını sağlamak,
• Süreli yayınların (dergi, gazete) takibini ve kontrolünü yapmak,
• Süreli yayınların kataloglama-sınıflama, etiketleme, manyetik güvenlik işlemlerini yapmak, yayınların otomasyon sistemine girişlerini yapmak,
• Cilt bütünlüğü sağlanan yayınların ciltlenmesi için hazırlık işlemlerini yapmak,
• Yayınların kullanıcıya sunulması ile ilgili hizmetlerin yürütülmesini sağlamak,
• Tez, Proje yayınların kataloglama sınıflama işlemlerini yapmak, Yayınların otomasyon sistemine girişlerini yapmak yayınların düzenini sağlamak,

4- Nadir Eserler Bölümü:

• Eski eserlerin kataloglama ve sınıflama işlemlerini gerçekleştirmek, İşlemi biten kitapların etiketlenmesi ve kullanıma hazır hale getirilmesini sağlamak.
• Nadir Eserlerin Dijitalleştirme Projesini takip etmek.

5- Cilt ve Onarım Servisi;

• Kütüphane koleksiyonundaki yıpranmış materyallerin ve cilt birliği sağlanmış süreli yayınların cilt işlemleri aktif olarak hizmet veren cilt atölyesi tarafından ciltleme ve onarım hizmetlerini sürdürmek.
• Teknik Hizmetler Bölümü ayrıca koleksiyonun yıpranmış materyalin onarımı ve süreli yayınların cilde gönderilmesi hizmetlerinden sorumludur.

B-) Kullanıcı Hizmetleri Şube Müdürlüğü: Kullanıcıların kütüphane bilgi kaynaklarından ve kütüphaneden en verimli şekilde yararlanmalarını sağlayan hizmetlerdir. Kullanıcı Hizmetleri birimleri ve bu birimlerin görevleri şunlardır:

1-Ödünç Verme Birimi;

• Kütüphane koleksiyonundan okuyucu ve kullanıcıların yararlanmasını sağlamak amacıyla her türlü hizmeti geliştirmek,
• Ödünç alınan materyallerin kütüphaneye iadelerinin takibini yapmak, görsel ve işitsel araç, gereç ve materyali kullanıcıların hizmetine hazır bulundurmak,

2-Raf Hizmetleri Birimi;

• Okuyucu salonları ile kitap raflarını düzenlemek ve düzgün bir şekilde tutulmasını sağlamak, kullanıcıların aradıkları yayınlara kolayca ulaşmalarını sağlamak,

3-Elektronik Yayınlar ve Kütüphanelerarası Ödünç Verme (ILL) Birimi;

• Kütüphanede bulunmayan materyali Kütüphaneler arası Ödünç Verme Sistemi (ILL) çerçevesinde sağlamak ve takip etmek, diğer üniversite kütüphanelerinden gelen istekleri karşılamak ve takip etmek.
•  Elektronik veri tabanlarının verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak amacı ile yeni aboneliklerin deneme erişimlerini duyurmak, veritabanları isteklerini değerlendirmek, veritabanlarının deneme erişime açılmasını sağlamak,
• Veritabanları kullanıcı eğitimlerini organize etmek, veritabanlarının ödeme işlemlerinin yapılmasını sağlamak, E- kitap fiyat tekliflerini değerlendirmek ve satın alma işlemlerinin yapılmasını sağlamak.

4 Açık Erişim Hizmeti:

• Afyon Kocatepe Üniversitesinde üretilen bütün bilimsel çalışmaların dijital ortamda arşivlenmesi ve yasal hükümler çerçevesinde açık erişime sunulması, ilgili birimlerle koordinasyonun sağlanması, işlemlerinin yapılması ve takibi.

5) Web ve İnternet-Multimedya Birimi;

• Kütüphane web sayfasını düzenlemek, geliştirmek ve yenilemek, Kütüphane bilgisayarlarındaki sorunları gidermek, Elektronik veri tabanı aboneliklerin deneme erişimlerini duyurmak.

İnternet salonu ve multimedya odasında toplam 66 bilgisayar kullanıcıların hizmetine sunulmuştur. 108 kişi kapasiteli Konferans Salonunda da kültürel faaliyetlerde bulunulmaktadır. Kütüphane içerisinde kablosuz ağ mevcuttur.

 

İDARİ HİZMETLER

1-Sekreterya:

• Başkanlığa Gelen Telefon görüşmelerini takip etmek,
• Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı’nın vereceği diğer görevleri yapmak,

2-Yazı İşleri:

• Başkanlığa gelen her türlü yazışmayı EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden takibini gerçekleştirir.
• Yazışmaları dosyalamak ve arşivleme işlemlerini yürütmek
• Evrakların düzenli bir şekilde akışını sağlamak ve takibini yapmak
• İdarece verilecek diğer yazılı ve sözlü görevlerin yerine getirilmesi
• Personelin izin işlemlerini yapar ve takip eder.

3- Satın Alma Birimi:

• Bütçe ödenekleri doğrultusunda Daire Başkanlığında ihtiyaç duyulan mal alımlarını gerçekleştirmek. Satın alma ve ödeme sürecindeki evrakları hazırlamak.

4-Taşınır Kayıt Kontrol Görevlisi ve Yetkilisi

• Satın ve Bağış kitap ve kitap dışı materyallerin demirbaş girişi yapılan materyaller KBS üzerinden ayniyat programına aktarılır.
• Tüketim malzemelerin istekleri yapılıp, girişleri sistem üzerinden takip edilir.
• Devri yapılan malzemenin kaydı yapılır. Hazırlanan taşınır işlem fişi devri yapan birime ve SGDB ye gönderilir.
• Harcama yetkilisi tarafından tenin edilen taşınırların, taşınır mal yönetmeliğinde belirtilen esas ve usullere göre kayıtlarını tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevlidir.

5-Bina Hizmetleri

• Kütüphanenin genel temizlik işlerinin planlanan çerçevede yürütülmesi ve kontrol edilmesi
• Kütüphane salonundaki çalışma alanlarındaki donanımların tertip ve düzeninin kontrol edilmesi ve sağlanması.
• Kütüphane hizmet alanında ısıtma amacıyla kullanılan ünitelerin çalıştırılması ve kontrolünün sağlanması. Tespiti edilen aksaklıklar konusunda ilgili birimin bilgilendirilmesi.
• Bina içi ve çevresinde tertip ve düzenin sağlanması noktasında diğer birimler ile koordinasyon sağlanması ve yürütülmesi.
•  Hizmet alanlarında düzeni ve temizliği sağlayan temizlik elemanlarının koordinasyonu, takibinin sağlanması. İdarece verilecek diğer yazılı ve sözlü görevlerin yerine getirilmesi.